Anleitung · Aufträge

Bestellungen bearbeiten

Eine neue Bestellung ist da – und jetzt? Hier siehst du auf einen Blick Zahlung, Versand, Adressen und Belege. Das meiste erledigt das System von selbst.

Dauer ca. 3 MinutenWo Admin › Aufträge › BestellungenPflicht –

Bevor du startest

  • Prüfe unter Aufträge › Zahlarten und Versand, dass alles eingerichtet ist – dann laufen die meisten Schritte automatisch.

1.Bestellungen öffnen

  • Öffne im Admin links Aufträge › Bestellungen.
  • Die Liste zeigt Bestellnummer, Kunde, E-Mail, Zahlung, Lieferung, Summe und Datum – die neuesten oben. Suche und Filter helfen beim Finden.
  • Die Schalter Zahlung und Lieferung setzt du direkt in der Liste: Schaltest du einen davon ein, erstellt das System die Rechnung und schickt sie per E-Mail an die Kundschaft.
  • Mit + Neue Bestellung legst du selbst eine an, z. B. nach einem Anruf. Der Stift öffnet eine Bestellung.
Bestellliste im Admin
Aufträge › Bestellungen – Namen und E-Mails sind Beispieldaten.

2.Shop und Zahlung

Oben in der Bestellung unter Allgemein:

  • Shop – aus welchem deiner Shops die Bestellung kam.
  • Zahlart und Zahlstatus – z. B. PayPal, offen oder bezahlt. Bei Zahlungen über einen angebundenen Zahlungsanbieter wird der Status nach der Bestätigung durch den Anbieter gesetzt.
  • Transaktionsnummer – die Kennung der Zahlung beim Zahlungsanbieter. Nummer eintippen und Enter drücken – so findest du die Zahlung später im Konto des Anbieters.
Shop und Zahlung der Bestellung
Shop und Zahlung: PayPal, Zahlstatus offen.

3.Versand

Darunter unter Versand:

  • Versandart – die gewählte Lieferung, z. B. Paket oder Abholung.
  • Versandstatus und Versandkosten – Stand der Lieferung und was der Versand gekostet hat.
  • Kommentar – eine interne Notiz für dein Team, z. B. „Kunde holt Freitag ab“. Die Kundschaft sieht sie nicht.
  • Trackingnummern – Sendungsnummer eintippen und Enter drücken. Mehrere sind möglich, z. B. bei Teillieferungen.
  • Ist eine Warenwirtschaft angebunden, steht darunter ihre Auftragsnummer, z. B. die plentyONE OrderID.
Versand der Bestellung
Versand: Abholung, Versandkosten 4,95 €, Platz für Trackingnummern.

4.Kunde und Adressen

  • Account – das Kundenkonto zur Bestellung. Über öffnen springst du direkt dorthin.
  • Rechnungsadresse und Lieferadresse – so, wie die Kundschaft sie in der Kasse eingegeben hat.
Kunde und Adressen
Konto und Adressen – hier mit Beispieldaten.

5.Artikel und Belege

  • Artikel – alle Positionen mit Artikelnummer, Preis, Menge und Steuer. Gewählte Optionen stehen eingerückt darunter, z. B. „Schärfe: ohne“.
  • Dokumente – alle Belege zur Bestellung, z. B. Rechnung und Storno, mit Nummer. öffnen zeigt das PDF, Senden schickt es noch einmal per E-Mail an die Kundschaft.
Artikel und Dokumente der Bestellung
Zwei Positionen mit Optionen, darunter Rechnung R5 und Storno S3.

Was automatisch passiert

  • Bezahlt oder geliefert gesetzt: Die Rechnung entsteht und geht per E-Mail raus – nur einmal, auch wenn du nochmal klickst.
  • Storniert: Es entsteht ein Storno-Beleg, der ebenfalls verschickt wird.
  • Sobald der erste Beleg existiert, ist die Bestellung festgeschrieben: Positionen und Felder lassen sich nicht mehr ändern, damit Beleg und Bestellung zusammenpassen.

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