Anleitung · Aufträge

Rechnungen und Belege

Rechnung, Storno, Angebot: Das System erstellt deine Belege automatisch als PDF, nummeriert sie fortlaufend und schickt sie per E-Mail. Du richtest es einmal ein.

Dauer ca. 5 MinutenWo Aufträge › Dokumente · Einstellungen › ShopsPflicht Firmendaten, Steuernummer

Bevor du startest

  • Halte deine Steuernummer oder USt-IdNr. bereit.
  • Leg fest, mit welcher Nummer deine Rechnungen beginnen sollen.

1.Welche Belege es gibt

Das System erstellt vier Arten von Belegen als PDF:

  • Rechnung (R) – entsteht, sobald eine Bestellung als bezahlt oder geliefert markiert ist.
  • Storno (S) – die Gutschrift für eine stornierte Bestellung. In der Liste steht sie als „Gutschrift“.
  • Angebot (A) – für Angebote, die du unter Aufträge › Angebote erstellst.
  • Gutschrift (G) – für Provisionen an Partner.
Belegliste im Admin
Aufträge › Dokumente – Rechnungen, Gutschriften und ein Angebot mit ihrer Bestellung.

2.Belege finden und öffnen

Öffne im Admin Aufträge › Dokumente:

  • Die Liste zeigt Nummer, Typ, zugehörige Bestellung und Datum – die neuesten oben.
  • Das Symbol rechts öffnet das PDF in einem neuen Fenster.
  • In jeder Bestellung stehen ihre Belege zusätzlich unten unter Dokumente – dort kannst du sie mit Senden noch einmal per E-Mail verschicken (siehe Bestellungen bearbeiten).

3.Nummernkreise und Präfixe

Unter Einstellungen › Shops, Shop öffnen, Reiter Allgemein:

  • Nummernkreis – je Belegart die zuletzt vergebene Nummer. Steht dort 5, bekommt die nächste Rechnung die 6.
  • Willst du mit einer bestimmten Nummer starten, z. B. 1000, trägst du einmalig 999 ein. Danach zählt das System selbst weiter – nie zurückstellen, Rechnungsnummern dürfen nicht doppelt vorkommen.
  • Präfix – Buchstaben vor der Nummer, z. B. „R“ wird zu R6. Gern auch mit Jahr, z. B. „RE-2026-“.
Nummernkreise und Präfixe im Shop
Nummernkreise und Präfixe für Rechnung, Storno, Gutschrift und Angebot.

4.Firmendaten für die Belege

Direkt darunter:

  • Firmenname, Inhaber Vorname und Nachname, Anschrift, Postleitzahl, Stadt, Land, Telefonnummer – stehen als Absender auf jedem Beleg.
  • Steuernummer oder USt.IdNr. – eine davon ist auf Rechnungen Pflicht.
  • Das Logo und die E-Mail-Adresse des Shops kommen ebenfalls aufs PDF.
Firmendaten im Shop
Firmendaten für die Belege – hier mit Beispieldaten.
Gut zu wissenPrüfe nach dem Einrichten einmal eine Rechnung: Stimmen Anschrift, Steuernummer und Logo? Fehler auf Rechnungen lassen sich nur per Storno und neuer Rechnung korrigieren.

5.Die E-Mail zum Beleg

  • Der Text der E-Mail, mit der ein Beleg verschickt wird, kommt aus den E-Mail-Vorlagen unter System › E-Mail-Vorlagen: „rechnung“, „storno“ und „angebot“.
  • Das PDF hängt automatisch an. Rechnung und Storno gehen von selbst raus, wenn sie entstehen.

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